Výnos o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy vyžaduje prijímanie, čítanie, odosielanie a zverejňovanie predpísaných formátov súborov, vrátane prípadov zverejňovania na webovom sídle. Výnos však nevyžaduje schopnosť tieto formáty upravovať.
Pri odosielaní súborov, zverejňovaní súborov a zverejňovaní súborov na webovej stránke si povinná osoba môže vybrať, ktorý z predpísaných formátov použije. Povinné formáty pre prijímanie a čítanie sa v niektorých prípadoch líšia od povinných formátov pre odosielanie alebo zverejňovanie.
Nepovinné odporúčania k zverejňovaniu súborov na webovej stránke: Pri zverejňovaní súborov je vhodné používať štandardné prípony súborov, aby nevznikali problémy pri identifikovaní ich formátu a pri ich otváraní. Užitočné je pri zverejňovanom súbore uvádzať aj dátovú veľkosť súboru a jeho formát. V prípade použitia ikoniek pre identifikáciu typu súboru je vhodné na webových stránkach používať také, ktoré nesymbolizujú konkrétnu komerčnú aplikáciu. Názvy zverejňovaných súborov je vhodné čo najviac skrátiť - optimálne je obmedziť ich dĺžku do 64 znakov. V názvoch zverejňovaných súborov je z hľadiska prístupnosti z rôznych platforiem optimálne používať len písmená bez diakritiky, ďalej čísla a znaky podčiarnik, mínus, plus ( _ - + ). Používanie diakritických znamienok, medzier a najmä špeciálnych znakov ( / \ : * ? " < > | ) v názvoch súborov môže sťažiť alebo úplne znemožniť prístup k obsahu súboru.
Metodický pokyn k Výnosu o štandardoch pre ISVS č. MF/013261/2008-132, Štvrtá časť:
Štandardy použitia súborov
Tieto štandardy sa týkajú najmä zasielania súborov, ich výmeny na dátovom nosiči (napr. USB) alebo ich zverejňovania na webovom sídle povinnej osoby, či inom informačnom systéme alebo portáli v jej gescii.
Za kontajner sa považuje taký typ súboru, ktorý je schopný uchovávať rôzne časti obsahu (napr. grafiku), na ktorých uchovávanie nie je prioritne určený a to vrátane iných typov súborov. V súvislosti s neustálym technologickým pokrokom sa predpokladá stále väčšie a väčšie rozširovanie tzv. hybridných (zmiešaných či kontajnerových) súborov.
Prípony uvádzané pri jednotlivých formátoch (napr. .pdf) sú iba príkladným vymenovaním a splnenie štandardu je možné aj ak je súbor použitý s inou príponou, prislúchajúcou danému formátu.
Pri dodržiavaní štandardov použitia súborov sa rovnako ako pri štandardoch prístupnosti a funkčnosti webových stránok zohľadňuje zaradenie do zoznamu sídiel s udelenou výnimkou.
